Relatiegeschenken aftrekbaar?

Relatiegeschenken worden door zzp’ers, het MKB, multinationals en ondernemers binnen vrijwel alle branches ingezet. Het onderwerp van zakelijke relatiegeschenken brengt een wirwar aan fiscale regels met zich mee. Maar geen zorgen! Wij helpen je om door het belastingdoolhof heen. Of je nu een creatieve ondernemer, een vrijgevige baas, of gewoon iemand bent die graag cadeautjes geeft, het is altijd handig om te weten waar je aan toe bent qua belastingen.

In deze blog behandelen we de belangrijke vragen rondom relatiegeschenken en btw. Is die btw nu wel of niet aftrekbaar? En hoe zit het met relatiegeschenken die je in het buitenland koopt? We zullen deze vragen beantwoorden en nog veel meer. Zo weet je precies weet waar je aan toe bent, wanneer je de volgende keer dat leuke geschenk voor je zakenrelatie of collega aanschaft. Lees verder om te ontdekken hoe je fiscaal slim kunt zijn met je relatiegeschenken!

Wat zijn relatiegeschenken?

Relatiegeschenken zijn eenmalige cadeaus aan bestaande zakelijke relaties. Het gaat dus enkel om geschenken die je geeft aan je huidige klanten. Relatiegeschenken geef je aan huidige klanten om de relatie te onderhouden of te verbeteren. Cadeaus die je geeft om nieuwe klanten binnen te halen vallen niet onder deze regelgeving.

Daarnaast is een relatiegeschenk incidenteel. Dit betekent dat het niet gaat om cadeaus die structureel elke maand aan zakelijke relaties gegeven worden.

Als laatste worden relatiegeschenken beschouwt als gift. Er wordt geen tegenprestatie verwacht bij het geven van een relatiegeschenk.

Is btw aftrekbaar bij relatiegeschenken?

Het antwoord op deze vraag is ‘ja, maar onder bepaalde voorwaarden’. Relatiegeschenken zoals notitieboekjes, pennen en cadeaubonnen zijn vaak btw aftrekbaar. De specifieke voorwaarden waaraan je moet voldoen om btw van relatiegeschenken af te trekken, leggen we hieronder verder uit.

Wanneer zijn relatiegeschenken btw aftrekbaar?

Voorbelasting op inkopen en zakelijke kosten is niet altijd aftrekbaar. Er zijn gevallen waarbij je wel btw mag aftrekken en gevallen waarbij dat niet kan. Of btw aftrekbaar is op relatiegeschenken hangt af van twee voorwaarden.

1. Drempelbedrag btw relatiegeschenken

Voor relatiegeschenken geldt een drempelbedrag. Dit betekent dat relatiegeschenken tot een bepaalde hoogte aftrekbaar zijn. Relatiegeschenken zijn aftrekbaar als het onder het maximumbedrag van €227 per relatie (excl. btw) per jaar blijft.

Geef je geschenken aan meerdere contactpersonen binnen hetzelfde bedrijf? Dan moet je de bedragen optellen. Een relatie staat namelijk voor een bedrijf en alle contactpersonen die daaronder vallen.

2. Relatiegeschenken boven drempelwaarde

Kom je boven €227 per relatie uit? Dan is de btw over relatiegeschenken niet geheel aftrekbaar. Er is echter één uitzondering. Is de ontvanger btw-plichtig en zou de ontvanger bij eigen aankoop recht gehad op minimaal 30% aftrek van de btw op het geschenk? Zo ja, dan is de relatiegeschenken btw alsnog aftrekbaar!

Relatiegeschenken beperkt aftrekbaar?

Ja, relatiegeschenken zijn beperkt aftrekbaar! Zoals hierboven beschreven zijn er een aantal voorwaarden waar je aan moet voldoen. Voldoe je niet aan die voorwaarden? Dan kun je de btw niet (volledig) aftrekken. Lees hierboven meer over de twee voorwaarden. 

Relatiegeschenken met of zonder btw?

Je kunt relatiegeschenken mét of zonder btw kopen. In Nederland wordt over alle producten en diensten zoals relatiegeschenken btw geheven. Koop jij jouw relatiegeschenken in het buitenland, dan hoef je hier geen btw over te betalen. De btw wordt in dit geval meestal verlegd naar de koper. Hierdoor is de btw van buitenlandse relatiegeschenken niet aftrekbaar. Heb je wel btw betaald voor jouw relatiegeschenken in het buitenland? Dan kun je proberen om deze in het desbetreffende land of via de buitenlandse aangifte terug te vragen.

Maar let op: als er op de factuur geen btw in rekening had mogen worden gebracht, vanwege de verleggingsregels, dan loop je het risico dat de buitenlandse fiscus zal weigeren om de btw terug te betalen.

Hoeveel btw op relatiegeschenken?

De hoeveelheid btw op relatiegeschenken is afhankelijk van het type product dat je als cadeau geeft. Organiseer jij een cultureel uitstapje of geef je een inspirerend managementboek cadeau? Dan geldt een belastingtarief van 9%. Kies je voor relatiegeschenken zoals een waterflessen of katoenen tassen? Dan is de btw op deze relatiegeschenken 21%.

Hoe kan ik de btw terugvragen van relatiegeschenken?

Btw terugvragen van relatiegeschenken is eenvoudig en binnen no-time gepiept. De btw van jouw relatiegeschenken wordt namelijk meegenomen in de algemene btw-aangifte die je maandelijks, per kwartaal of jaarlijks indient. Je betaalt namelijk niet alleen btw over je relatiegeschenken, maar ook over je zakelijke inkopen en je omzet. Nadat je deze cijfers hebt ingevuld in de online aangifte bekijkt de belastingdienst hoeveel btw je ontvangen en betaald hebt. De plussen en minnen worden verrekend waarna er een restbedrag overblijft. Aan het einde van de rit kan het dus zijn dat je de belastingdienst geld verschuldigd bent of, nog beter: geld terugkrijgt!

Wil je weten hoe je relatiegeschenken moet boeken? Zo registreer je relatiegeschenken in de boekhouding.

Hoeveel procent van relatiegeschenken is aftrekbaar?

Om uit te rekenen welk percentage van de relatiegeschenken aftrekbaar is, kun je de 80/20 regel hanteren. Relatiegeschenken zijn namelijk onderdeel van de gemengde kosten die bestaan uit een zakelijk en een persoonlijk deel. Het persoonlijke deel (20%) is niet aftrekbaar en wordt aan het einde van het jaar gecorrigeerd en weer opgeteld bij de winst. Dit betekent dat relatiegeschenken effectief voor 80 procent aftrekbaar zijn. Voor BV's is dit percentage iets lager met 73,5%.

Hoeveel mag je uitgeven aan relatiegeschenken?

Je mag zelf bepalen hoeveel je uitgeeft aan relatiegeschenken. Als de gemengde kosten erg hoog zijn, dan kun je ervoor kiezen om een vast bedrag van €4800 te corrigeren. De 80/20 regel vervalt hiermee. Bij relatiegeschenken gekocht door een zelfstandig ondernemer (zzp of vof) blijft dit bedrag gelijk, ook als de kosten toenemen. Je zou dus kunnen stellen dat voor een optimale aftrekbaarheid, het totale maximum bedrag voor relatiegeschenken van een zzp’er of vennootschap onder firma (vof) €24.000 is. Bij een BV is er geen maximum bedrag voor relatiegeschenken. Komen de gemengde kosten boven de €24.000 uit, dan mag je ook ervoor kiezen om 0,4% van de loonsom te corrigeren.