Wat zijn representatiekosten?
Representatiekosten
Zoals de naam al doet vermoeden, maak je deze kosten om jouw bedrijf te representeren, op welke manier dan ook. Er is helaas geen beschikbare lijst waarin je precies kunt zien wat valt onder representatiekosten. De kosten die je op deze post kunt boeken zijn zeer uiteenlopend. Van interne borrels en jubileumvieringen tot zakelijke etentjes en relatiegeschenken. Hierbij horen uiteraard ook toegangsbewijzen, reis- en verblijfskosten, opleidingskosten en bedrijfskleding.
Doordat het niet duidelijk is wat precies valt onder representatiekosten, is vooral de motivatie belangrijk voor de belastingdienst. Met andere woorden: waarom moest je bepaalde kosten maken om je bedrijf juist op deze manier te representeren? Twijfel je na het beantwoorden van deze vraag toch nog? Neem dan altijd contact op met jouw boekhouder of accountant voor professioneel advies.
Verschil representatiekosten en relatiegeschenken
Het grote verschil tussen representatiekosten en relatiegeschenken zit vooral in de doelgroep. Zo mag je relatiegeschenken enkel aan bestaande klanten en leveranciers geven. Terwijl representatiekosten ook gemaakt kunnen worden om nieuwe klanten of leveranciers te werven of aan te trekken. Daarnaast zijn ook niet alle relatiegeschenken en representatiekosten in dezelfde mate aftrekbaar. Voor reis- en verblijfskosten geldt namelijk een maximum van €1500 per jaar.
Wil je weten in hoeverre relatiegeschenken aftrekbaar zijn? In onze blog ‘Zijn relatiegeschenken aftrekbaar?’ lees je er meer over.
Relatiegeschenken en representatiekosten: de overeenkomsten
Zoals je net hebt gezien zijn relatiegeschenken onderdeel van de representatiekosten. Beiden kunnen gedeeltelijk afgetrokken worden van het belastbaar inkomen. Waarom gedeeltelijk? Relatiegeschenken en representatiekosten zijn niet 100% zakelijk omdat er geen tegenprestatie tegenover staat. Representatiekosten maak je namelijk om jouw bedrijf optimaal te representeren. Vaak gaat het hierbij vooral om het leggen van nieuwe contacten, het uitbreiden of delen van kennis en het onderhouden van bestaande zakelijke relaties.
Meer hierover lees je in onze blog ‘Relatiegeschenken als marketingtool’.
Voorbeelden van representatiekosten
Hieronder vind je een lijstje met veelvoorkomen kosten die onder representatiekosten vallen.
1. Evenementen: Organiseren van of deelnemen aan netwerkevenementen, recepties en borrels.
2. Relatiegeschenken: Aanschaf van cadeaus voor klanten of zakenrelaties.
3. Reiskosten: Kosten voor zakelijke reizen om klanten of evenementen te bezoeken.
4. Accommodatiekosten: Hotelovernachtingen tijdens zakelijke reizen.
5. Conferentie- en seminardeelname: Inschrijfgelden voor vakbeurzen, conferenties of seminars.
6. Entertainment: Kosten voor zakelijk entertainment, zoals theaterbezoeken of sportevenementen met klanten.
7. Bedrijfskleding: Aanschaf van zakelijke kledij voor representatieve doeleinden.
8. Promotiemateriaal: Kosten voor het ontwerpen en produceren van brochures, visitekaartjes, en promotiemateriaal.
9. Entertainment: Kosten voor zakelijk entertainment, zoals theaterbezoeken of sportevenementen met klanten.
10. Onderhouden van een zakelijke ontvangstruimte: Inrichting en onderhoud van een ruimte om zakelijke gasten te ontvangen.
Representatiekosten beperkt aftrekbaar?
De Belastingdienst heeft bepaald dat kosten zoals representatie en bepaalde relatiegeschenken pas aftrekbaar zijn wanneer ze een bepaalde drempel overschrijden. In 2023 is deze drempel vastgesteld op € 5.100, een lichte stijging ten opzichte van de € 4.800 in 2022. Dit betekent dat je als ondernemer de eerste € 5.100 aan representatiekosten zelf moet dragen. Pas daarna kun je deze kosten aftrekken. Het is essentieel voor bedrijven om deze regelgeving te begrijpen en hier rekening mee te houden bij het plannen van uitgaven.
